Microsoft 365 und Nextcloud lösen auf den ersten Blick dieselben Aufgaben: Dateien teilen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Termine und Kontakte verwalten, mobil auf alles zugreifen. Auf den zweiten Blick verfolgen beide Plattformen sehr unterschiedliche Ansätze. Welcher davon zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren Anforderungen ab – nicht von Marketingversprechen. Dieser Ratgeber stellt beide Optionen sachlich gegenüber und nennt die Kriterien, die wir in der Praxis für ausschlaggebend halten.
Zwei Philosophien, ein Ziel
Microsoft 365 ist eine integrierte Cloud-Suite. Sie mieten Software und Speicher als Dienst, der Anbieter betreibt die Infrastruktur. Nextcloud ist eine quelloffene Kollaborationsplattform, die Sie selbst betreiben – im eigenen Rechenzentrum, auf einem Server bei einem deutschen Hoster oder in einer Private Cloud. Aus diesem Grundunterschied ergeben sich die Abweichungen in allen folgenden Punkten.
Datenhoheit und Datenschutz
Bei Nextcloud liegen Ihre Daten dort, wo Sie es bestimmen. Sie wissen jederzeit, auf welchem Server welche Information gespeichert ist, und behalten die Kontrolle über Zugriffe und Verschlüsselung. Das erleichtert es, Anforderungen der DSGVO nachvollziehbar umzusetzen.
Microsoft 365 hat hier in den vergangenen Jahren nachgelegt, etwa mit der EU-Datengrenze, die Speicherung und Verarbeitung in der EU vorsieht. Für viele Unternehmen ist das ausreichend. Wer jedoch besonders sensible Daten verarbeitet oder branchenspezifische Vorgaben erfüllen muss, schätzt die vollständige Datenhoheit einer selbst betriebenen Lösung. Eine pauschale Aussage, eine Plattform sei „DSGVO-konform“, greift in beiden Fällen zu kurz – entscheidend sind immer die konkrete Konfiguration und Nutzung.
Kosten und Lizenzmodell
Microsoft 365 rechnet pro Nutzer und Monat ab. Der Einstieg ist planbar, die Kosten wachsen aber mit jedem Konto und steigen, wenn Sie höherwertige Pläne für zusätzliche Funktionen benötigen. Nextcloud selbst ist quelloffen und lizenzkostenfrei; Aufwand entsteht für Server, Betrieb und Wartung sowie optional für einen Support-Vertrag. Bei größeren Teams kann sich das rechnen, bei sehr kleinen kann ein gemietetes Paket günstiger bleiben. Eine ehrliche Kostenrechnung berücksichtigt beide Seiten – inklusive der internen Betreuungszeit.
Funktionsumfang und Komfort
Hier spielt Microsoft 365 eine Stärke aus: Word, Excel, PowerPoint, Teams und Outlook sind aufeinander abgestimmt, vielen Mitarbeitenden vertraut und funktional ausgereift. Nextcloud deckt mit Dateien, Kalender, Kontakten, Talk für Videokonferenzen und integrierten Office-Dokumenten (etwa über Collabora oder OnlyOffice) den Alltag vieler KMU ab, erreicht aber bei sehr speziellen Office-Funktionen nicht in jedem Detail denselben Komfort. Für die meisten Standardaufgaben ist der Unterschied gering, bei anspruchsvollen Tabellen oder gewachsenen Vorlagen kann er spürbar sein.
Integration in Ihre bestehende IT
Microsoft 365 fügt sich in ein bestehendes Microsoft-Umfeld mit Windows, Active Directory und Entra ID ein. Nextcloud lässt sich über offene Schnittstellen, LDAP- beziehungsweise Active-Directory-Anbindung und zahlreiche Apps ebenfalls gut integrieren und ist plattformübergreifend nutzbar. Welche Variante weniger Reibung erzeugt, hängt davon ab, womit Sie heute arbeiten.
Vendor-Lock-in
Je tiefer Ihre Prozesse in einer Plattform verankert sind, desto aufwendiger wird ein späterer Wechsel. Bei Microsoft 365 binden Sie sich an einen Anbieter, dessen Funktionsumfang, Preise und Bedingungen sich ändern können. Nextcloud setzt auf offene Standards und offene Formate, was Datenexport und Migration erleichtert. Ein gewisser Aufwand bleibt in beiden Fällen – die Frage ist, wie unabhängig Sie bleiben möchten.
Betrieb und Wartung
Diesen Punkt sollten Sie nicht unterschätzen. Bei Microsoft 365 übernimmt der Anbieter Updates, Verfügbarkeit und einen Großteil der technischen Wartung. Bei Nextcloud liegt diese Verantwortung bei Ihnen oder Ihrem IT-Partner: Server pflegen, Updates einspielen, Backups sicherstellen, Sicherheit überwachen. Das ist der Preis der Souveränität – und genau hier unterstützen wir Sie, damit aus Unabhängigkeit kein zusätzliches Risiko wird.
Fazit: Wann passt was?
Microsoft 365 ist eine sinnvolle Wahl, wenn Sie eine sofort einsatzbereite, vertraute Suite mit geringem eigenem Betriebsaufwand suchen und gut in einem Microsoft-Umfeld aufgehoben sind. Nextcloud spielt seine Stärken aus, wenn Datenhoheit, Unabhängigkeit von einem einzelnen Anbieter und ein souverän betriebenes System im Vordergrund stehen – als On-Premise-Lösung oder in einer Private Cloud. Beide Wege sind legitim; die richtige Entscheidung ergibt sich aus Ihren Prioritäten, nicht aus einem generellen „besser“ oder „schlechter“.
Gerne ordnen wir das in einer IT-Beratung gemeinsam mit Ihnen ein – passend zu Ihren Anforderungen, Ihrer bestehenden IT und Ihrem Budget. Wenn Sie eine souveräne Alternative prüfen möchten, finden Sie Details zu unserer Private-Cloud-Lösung. Sprechen Sie uns an – telefonisch unter +49 6254 5420028, per E-Mail an mail@jabi-it.de oder über unser Kontaktformular.